Krajowy System
e-Faktur

KSeF: obowiązkowy czy dobrowolny? Po okresie fakultatywnym platforma ma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązkowe e-Fakturowanie wejdzie w życie:

• 1 lutego 2026 – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł;
• 1 kwietnia 2026 – dla wszystkich przedsiębiorców.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do:  

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;  
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;  
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania;  
• oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;  
• analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur;  
• otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich;  
• powiadamiania podmiotów o: 
  
  • dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę; przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia; 
  • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem; 
  • braku możliwości wystawienia e-Faktur - w przypadku niedostępności KSeF; 
  • powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF. 

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści takie jak: 

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni; 
• Uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa; 
• Koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej; 
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat; 
• mniej danych do wysyłania - podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych; 
• brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury; 
• standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie; 
• pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy; 
• mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur; 
• automatyzacja procesów fakturowania; 
• brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury; 
• brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej. 

Wedle informacji zamieszczonej na stronie rządowej system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą funkcjonować odrębnie. 

Docelowo Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty: 

• przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT; 
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT; 
• podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. 

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.

W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza naszego kraju mają też dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.W osobnym artykule opisujemy na czym polega rejestrowanie faktur w KSeF.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta - można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.

Jeżeli taka sprzedaż podlega krajowym przepisom VAT o fakturowaniu, wówczas rejestrowanie faktur sprzedaży w KSeF jest wymagane.